Desde hace unos meses decidí empezar a migrar la forma en la que estaba almacenando los documentos personales hacia un sistema que fuera más eficiente y me permitiera más flexibilidad para categorizar y buscar información.
El método anterior era el sistema tradicional de archivos y carpetas en el explorador de Windows:
Ya había evolucionado y como mucha gente, los tenía en una ubicación en Internet (la nube) y para mi caso, OneDrive fue la elección.
El problema
Definitivamente, la estructura de carpetas limita la capacidad de clasificación porque termina siendo una relación de uno a uno (o unos pocos). Me explico, si uno tiene un archivo de una factura de un tiquete de un viaje por ejemplo, en qué carpeta debe almacenarlo, en “Financiero” o en “Viajes”?
Con este problema hemos convivido y generalmente la solución más rápida es duplicar los archivos. Lo que generalmente produce más problemas, porque si necesitamos actualizar un archivo, tendremos que reemplazarlo en todas las ubicaciones donde lo hayamos duplicado.
La solución
Utilizar un sistema que permita tener un listado único de archivos y a ese listado darle una estructura que permita manejar tantas clasificaciones como uno quiera. Pareciera que requiere más trabajo, pero en últimas es un poco de “Cambiar esquemas”, combinado con “Disciplina y adoptar hábitos”.
Con este método, todos los archivos se pueden almacenar en una sola carpeta (sin subcarpetas), y en últimas lo que se va tener es un gran listado de archivos que siguen un consecutivo:
Algo así:
Si uno no tiene conocimientos para diseñar una base de datos, lo más fácil es utilizar una hoja de Excel.
El punto importante es que ya no se van a buscar los archivos por el nombre de ellos en el explorador de Windows, sino que se buscará en la tabla de Excel y después se abrirá el archivo con el número consecutivo.
Paso 1:
Preparar la tabla para almacenar la información
Crear una tabla en una hoja en blanco en Excel
Los encabezados pueden ser:
|
Consecutivo |
Tercero |
Documento |
Fecha |
Categorías |
Esto se podría optimizar utilizando menús desplegables.
Ejemplo de cómo queda la información
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Consecutivo |
Tercero |
Documento |
Fecha |
Categorías |
|
1 |
Gas natural |
Factura |
1-Mar |
Servicios públicos |
|
2 |
Codensa |
Factura |
1-Mar |
Servicios públicos |
|
3 |
Helm Bank |
Extracto |
12-Mar |
Financiero |
|
4 |
Banco de occidente |
Consignación |
18-Mar |
Financiero |
|
5 |
Avianca |
Factura |
21-Mar |
Financiero, Viajes |
Para los que no saben cómo crear una tabla en Excel, pueden referirse a este tutorial:
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/dar-formato-a-una-tabla-de-excel-HA010013769.aspx
Paso 2:
Para cada archivo que se quiere almacenar:
-
Renombrarlo y agregarle al nombre del archivo el número del consecutivo que sigue en la tabla donde se relacionan los archivos
Ejemplos:
1-facturagasnatural.pdf (es importante separar el número del nombre con un guion)
2-facturacodensa.pdf
Nota: si se quiere, se puede nombrar solo como el consecutivo y omitir el resto del nombre del archivo
1.pdf
2.pdf
-
Relacionar la información que describe el archivo en la tabla de Excel.
Para buscar archivos:
Simplemente usar los filtros del Excel
